KI-Automatisierung für Patentanwaltskanzleien. In Ihrer Kanzleisoftware, in Ihrem Netz.
Wir automatisieren Posteingang, Rechnungseingang und Wiedervorlagen auf den Systemen, die Sie schon haben, etwa PatOrg oder Patricia. Das Sprachmodell läuft standardmäßig auf einem Server in Ihrer Kanzlei. Wo ein Mensch freigibt, legen Sie fest.
- der E-Mails automatisch abgelegt
- 89 %der E-Mails automatisch abgelegt
- Dokumente in 7 Wochen zur Akte gelegt
- über 2.200Dokumente in 7 Wochen zur Akte gelegt
- der Eingangsrechnungen vollautomatisch verbucht
- über 92 %der Eingangsrechnungen vollautomatisch verbucht
- technische Fehler im Monat
- 0technische Fehler im Monat
Aus dem Live-Betrieb in Patentanwaltskanzleien, 2026
„Ist eine große Erleichterung.“
„Richtig toll!“
- Mehrere Kanzleien bereits im Live-Betrieb
- Angebunden an PatOrg und Patricia
- AVV und Verpflichtung nach § 203 StGB im Standardvertrag
Was sich im Alltag Ihrer Patentkanzlei ändert
Bis zu 92 % der Rechnungsdaten werden korrekt ausgelesen, gemessen an echten Rechnungen.
- Weniger AbtippenRechnungen und Post landen erfasst in der Akte.
- Mehr Zeit für die eigentliche ArbeitIhr Team kümmert sich um die Fälle, die Urteil brauchen.
- Nichts geht verlorenJeder Vorgang ist protokolliert, Unklares wird gemeldet.
- Überblick für die PartnerEin Dashboard zeigt, was automatisch lief und was geprüft wurde.
Was wir in Patentanwaltskanzleien automatisieren
Zwei Bereiche, eine Infrastruktur in Ihrem Netz: für das Sekretariat und für Patentanwältinnen und Patentanwälte.
Für Sekretariat und Buchhaltung
Fünf Module im Betrieb
- Posteingang
E-Mails und Anhänge klassifizieren, der richtigen Akte zuordnen, ablegen, den Vorgang in der Kanzleisoftware anlegen und eine Antwort entwerfen.
- Rechnungseingang
Eingangsrechnungen, etwa von Auslandskorrespondenten, auslesen, der Akte zuordnen und als Fremdleistung in der Kanzleisoftware erfassen.
- Wiedervorlagen
Wiedervorlagen in der Kanzleisoftware anlegen, sobald ein Vorgang nachverfolgt werden muss, mit Verweis auf das auslösende Dokument.
- Jahresgebühren
Wiederkehrende Jahresgebührenvorgänge anstoßen, verarbeiten und dokumentieren.
- Abrechnung
Abrechnungen aus erfassten Leistungen und Fremdkosten vorbereiten, als Entwurf zur Freigabe durch die Kanzlei.
Für Patentanwältinnen und Patentanwälte
PilotBescheidbearbeitung als Pilot
Eingang, Ablage, Entgegenhaltungen und Mandantenbericht als Entwurf. Bewertung und Unterschrift bleiben bei Ihnen.
- Eingang erfassen
- Mitteilung erkennen und lesen
- Zur Akte legen
- Entgegenhaltungen erkennen
- Entgegenhaltungen beschaffen
- Fristvorschlag
- Mandantenbericht als Entwurf
- Zusammenfassung und Antwortentwurf
Ersetzt Software, für die Sie heute extra zahlen
Bereits in Kanzleien im Einsatz
In Kanzleien laufen Ablage und Abrechnung heute schon über die Automatisierung statt über ein zusätzliches Programm. Die eingesparten Lizenzen finanzieren die Automatisierung mit.
Ihr Dokumentenarchiv (DMS)
Sie zahlen ein volles DMS und nutzen davon vor allem die Ablage.
- Unveränderbare, protokollierte Ablage mit Integritätsnachweis
- Aufbewahrungsfristen und Export für die Betriebsprüfung
- Direkt aus der Automatisierung befüllt, mit Weboberfläche und Rollen
Ihr Rechnungsprogramm
Rechnungen entstehen dort, wo die Leistungen ohnehin erfasst werden.
- Freigabe im Vier-Augen-Prinzip, fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken
- E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD), Fremdwährung mit EZB-Kurs
- Buchungsdaten strukturiert für Buchhaltung und Steuerberater
Ihre Kanzleisoftware und Ihre Fristenkontrolle bleiben führend. Ersetzt wird, was daneben extra kostet.
Vom Eingang bis zum angelegten Vorgang, mit Freigabe dort, wo Sie es wollen
Mit dem Posteingang starten die meisten Patentanwaltskanzleien. Fünf Schritte, die heute Handarbeit sind:
Amtsbescheid, Mandantenpost, Korrespondenz, Rechnung oder Werbung?
Über Aktenzeichen, amtliche Aktenzeichen und Beteiligte zur richtigen Akte.
E-Mail und Anhänge landen in der vereinbarten Ablagestruktur.
Der Vorgang steht in Ihrer Kanzleisoftware, wie von Hand erfasst.
Eine Eingangsbestätigung oder Antwort liegt als Entwurf bereit.
Welche Schritte automatisch laufen und wo ein Mensch freigibt, legen Sie fest. Unklare Fälle gehen an Ihr Team, statt zu raten.
Gebaut für das Berufsgeheimnis
Mandantendaten und unveröffentlichte Anmeldungen gehören in die Kanzlei. Darauf ist die Architektur ausgelegt:
Läuft in Ihrem Netz
Automatisierung und Sprachmodell laufen auf einem Server in Ihrem Kanzleinetz.
Vertraglich geregelt
AVV nach Art. 28 DSGVO und Verpflichtung als mitwirkende Person nach § 203 Abs. 3 StGB.
Der Mensch gibt frei
Sie legen fest, was automatisch läuft. Unklare Fälle gehen an Ihr Team.
In drei Schritten zum laufenden Betrieb
Sie sehen die Automatisierung an Ihrem echten Prozess, bevor Sie über den Betrieb entscheiden.
Testphase
Einfacher Einstieg, ohne sich festzulegen.
- Wir starten dort, wo es am meisten bringt, meist beim Posteingang
- Ihre echten Vorgänge laufen im Testbetrieb mit
- Sie sehen die Ergebnisse und entscheiden dann, ob es weitergeht
Produktivsetzung
Die Automatisierung zieht auf Ihren Server.
- Einrichtung auf einem Server in Ihrem Netz
- Übernahme und Anpassung der erprobten Abläufe
- Dokumentation, Übergabe und Einweisung Ihres Teams
Betrieb
Modullizenzen plus Betrieb mit Stundenkontingent.
- Überwachung, Updates und Pflege der Abläufe
- Nachschärfen anhand der Korrekturen Ihres Teams
- Neue Module nach Bedarf, vorab in Textform angekündigt
Konkrete Preise nennen wir im Gespräch, weil sie von Volumen und Modulen abhängen.
Häufige Fragen
Wir arbeiten schon mit PatOrg oder Patricia. Brauchen wir das überhaupt?
Gerade dann. Wir ersetzen Ihre Kanzleisoftware nicht, die Automatisierung bedient sie über ihre Schnittstellen: Sie liest den Posteingang, ordnet Akten zu, legt Vorgänge an und bereitet Antworten vor. Ihre Systeme und Abläufe bleiben, die Handarbeit dazwischen fällt weg.
Wie kann eine Patentanwaltskanzlei KI einsetzen, ohne dass Mandantendaten die Kanzlei verlassen?
Indem das Sprachmodell dort läuft, wo die Daten liegen: auf einem Server im Netz der Kanzlei. So arbeiten wir standardmäßig, für die Verarbeitung verlassen Mandantendaten und unveröffentlichte Anmeldungen die Kanzlei nicht. Ein Cloud-Modell setzen wir nur ein, wenn Sie es freigeben, dann in einer EU-Region und unter Auftragsverarbeitungsvertrag.
Wie ist die Verschwiegenheit vertraglich geregelt?
Unser Rahmenvertrag enthält eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. lumadata wird darin als mitwirkende Person im Sinne des § 203 Abs. 3 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet, eingesetzte Mitarbeitende werden in Textform verpflichtet. Bei Vertragsende werden die Daten gelöscht oder zurückgegeben.
Wer haftet, wenn die Automatisierung einen Fehler macht?
Die Verantwortung bleibt bei qualifizierten Menschen in Ihrer Kanzlei. Sie legen fest, welche Schritte automatisch laufen dürfen und wo freigegeben wird. Haftungskritische Schritte bereitet die Automatisierung nur vor. Unklare Fälle gehen an Ihr Team, statt zu raten. Jede automatische Aktion wird protokolliert.
Machen wir uns von Ihnen abhängig?
Die Automatisierung läuft auf Ihrem Server. Die für Ihre Kanzlei gebaute Konfiguration gehört Ihnen und wird bei der Übergabe dokumentiert. Sprachmodelle sind austauschbar, wir binden Sie an keinen Modellanbieter.
Was kostet das?
Sie steigen über eine Testphase ein und entscheiden danach, ob es weitergeht. Für den Betrieb fallen eine einmalige Produktivsetzung und laufend Modullizenzen plus Betrieb mit Stundenkontingent an. Oft finanzieren eingesparte Lizenzen, etwa für ein DMS, einen Teil davon. Konkrete Zahlen nennen wir im Gespräch.
Lernen Sie uns in 30 Minuten kennen
Ein Gespräch ohne Foliensatz: Wir schauen auf Ihren Posteingang und Ihre Kanzleisoftware und sagen Ihnen offen, ob und wo sich Automatisierung lohnt.
Sie sprechen direkt mit dem Gründer.
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