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Erstgespräch
Kanzlei-Automatisierung

Module, die Ihre Kanzleisoftware bedienen

Jedes Modul automatisiert einen Ablauf, der heute Handarbeit ist, auf den Systemen, die Sie schon haben. Betrieben auf einem Server in Ihrem Netz, mit Freigabe dort, wo Sie es festlegen.

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Auf einen Blick

lumadata automatisiert wiederkehrende Abläufe in Patentanwaltskanzleien. E-Mails und Anhänge werden klassifiziert, der richtigen Akte zugeordnet, abgelegt und als Vorgang in der Kanzleisoftware angelegt. Eingangsrechnungen werden ausgelesen und als Fremdleistung erfasst. Die Automatisierung läuft auf einem Server im Kanzleinetz mit lokalem Sprachmodell, bedient bestehende Systeme wie PatOrg oder Patricia über deren Schnittstellen und lässt haftungskritische Schritte von Menschen freigeben.

Für wen
Patentanwaltskanzleien
Wo es läuft
Server in Ihrem Kanzleinetz
Sprachmodell
Lokal als Standard, Cloud nur nach Freigabe
Anbindung
Kanzleisoftware, Buchhaltung, DMS, E-Mail, Dateiablage
Einstieg
Testphase, danach entscheiden Sie
Im Betrieb

Module im Betrieb

Diese Module laufen heute produktiv in Patentanwaltskanzleien.

Der Posteingang in fünf Schritten

1
Klassifizieren

Amtsbescheid, Mandantenpost, Korrespondenz, Rechnung oder Werbung?

2
Akte zuordnen

Über Aktenzeichen, amtliche Aktenzeichen und Beteiligte zur richtigen Akte.

3
Ablegen

E-Mail und Anhänge landen in der vereinbarten Ablagestruktur.

4
Vorgang anlegen

Der Vorgang steht in Ihrer Kanzleisoftware, wie von Hand erfasst.

Freigabe
5
Antwort entwerfen

Eine Eingangsbestätigung oder Antwort liegt als Entwurf bereit.

Welche Schritte automatisch laufen und wo ein Mensch freigibt, legen Sie fest. Unklare Fälle gehen an Ihr Team, statt zu raten.

Posteingang

Im Betrieb

E-Mails und Anhänge klassifizieren, der richtigen Akte zuordnen, ablegen, den Vorgang in der Kanzleisoftware anlegen und eine Antwort entwerfen.

Was im Hintergrund passiert
  1. 1Eingang: Eingehende Mails und Kopien ausgehender Mails landen in einem Ablagepostfach.
  2. 2Abruf: Microsoft 365 oder IMAP, alle paar Minuten.
  3. 3Erkennen: Ein Sprachmodell erkennt Aktenzeichen, Verfahren und Art der Mail.
  4. 4Ablegen: In den Aktenordner auf dem Dateiserver oder per Schnittstelle in die Kanzleisoftware.
  5. 5Protokollieren: Jeder Vorgang landet im Protokoll und im Status-Dashboard.
  6. 6Überwachen: Alarmregeln melden Auffälligkeiten. Korrigiert Ihr Team eine Zuordnung, wird automatisch neu abgelegt.

Auffälligkeiten prüft Ihr Team, die Korrektur übernimmt die Automatisierung.

Rechnungseingang

Im Betrieb

Eingangsrechnungen, etwa von Auslandskorrespondenten, auslesen, der Akte zuordnen und als Fremdleistung in der Kanzleisoftware erfassen.

Was im Hintergrund passiert
  1. 1Postfach lesen: Microsoft 365: neue Mails im Rechnungspostfach, im Minutentakt.
  2. 2Einordnen: Regeln trennen Rechnung, Rückfrage und sonstige Post; Bürorechnungen werden aussortiert.
  3. 3Rechnung lesen: Das maßgebliche PDF wird ausgewählt, Texterkennung und Sprachmodell lesen die Felder.
  4. 4Akte prüfen: Kanzleisoftware-Schnittstelle: Akte suchen; Abgleich von Referenz, Dubletten und EZB-Wechselkurs.
  5. 5Buchung anlegen: Kanzleisoftware-Schnittstelle: Posten anlegen. Die Buchungsabsicht wird vorher protokolliert.
  6. 6Belege ablegen: Kanzleisoftware-Schnittstelle: PDF und Mail zur Akte, dazu eine Kopie auf den Dateiserver.
  7. 7Frist und Bestätigung: Wiedervorlage nach fester Regel anlegen; Eingangsbestätigung als Antwort im Mailverlauf.
  8. 8Rückprüfung: Ergebnis aus der Kanzleisoftware zurücklesen, protokollieren, Kategorie im Postfach setzen.

Das System rät nie: Ohne bestätigte Aktenreferenz wird nichts gebucht. Offene Fälle landen sichtbar in einer eigenen Kategorie für Ihr Team.

Wiedervorlagen

Im Betrieb

Wiedervorlagen in der Kanzleisoftware anlegen, sobald ein Vorgang nachverfolgt werden muss, mit Verweis auf das auslösende Dokument.

  • Anlass und Zuständigkeit nach Ihren Regeln
  • Erscheint in der gewohnten Wiedervorlagenliste Ihrer Kanzleisoftware

Jahresgebühren

Im Betrieb

Wiederkehrende Jahresgebührenvorgänge anstoßen, verarbeiten und dokumentieren.

  • Verarbeitet eingehende Instruktionen und Bestätigungen
  • Dokumentiert jeden Schritt in der Akte

Abrechnung

Im Betrieb

Abrechnungen aus erfassten Leistungen und Fremdkosten vorbereiten, als Entwurf zur Freigabe durch die Kanzlei.

  • Fasst Leistungen und Fremdkosten je Akte zusammen
  • Der Entwurf wird von Ihrem Team geprüft und freigegeben
Pilot · Auf Anfrage

Weitere Module

Für Anwältinnen und Anwälte und für alles, was Ihre Kanzlei besonders macht.

  • Bescheidbearbeitung

    Pilot

    Vorarbeit bei Amtsbescheiden: ablegen, Entgegenhaltungen beschaffen, Fristvorschlag, Mandantenbericht als Entwurf. Als Pilot für Anwältinnen und Anwälte.

    Stand je Schritt ansehen

  • Zahlungserinnerungen

    Auf Anfrage

    Offene Posten überwachen und Erinnerungen als Entwurf vorbereiten.

  • Übersetzungs-Workflow

    Auf Anfrage

    Dokumente mit einem Dienst Ihrer Wahl übersetzen lassen (unter AVV) und formatgerecht zurück in die Akte legen.

  • Altakten-Zuordnung

    Auf Anfrage

    Bestehende E-Mail-Bestände rückwirkend den richtigen Akten zuordnen, als einmaliges Projekt.

  • Wissensdatenbank

    Auf Anfrage

    Arbeitsanweisungen, Musterschreiben und frühere Schriftsätze per Frage durchsuchbar, mit lokalem Sprachmodell in Ihrem Netz.

  • Individuelle Abläufe

    Auf Anfrage

    Was Ihre Kanzlei besonders macht, bauen wir als eigene Konfiguration. Sie gehört Ihnen.

Weniger Lizenzen

Ersetzt Software, für die Sie heute extra zahlen

Bereits in Kanzleien im Einsatz

In Kanzleien laufen Ablage und Abrechnung heute schon über die Automatisierung statt über ein zusätzliches Programm. Die eingesparten Lizenzen finanzieren die Automatisierung mit.

Ihr Dokumentenarchiv (DMS)

Sie zahlen ein volles DMS und nutzen davon vor allem die Ablage.

  • Unveränderbare, protokollierte Ablage mit Integritätsnachweis
  • Aufbewahrungsfristen und Export für die Betriebsprüfung
  • Direkt aus der Automatisierung befüllt, mit Weboberfläche und Rollen

Ihr Rechnungsprogramm

Rechnungen entstehen dort, wo die Leistungen ohnehin erfasst werden.

  • Freigabe im Vier-Augen-Prinzip, fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken
  • E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD), Fremdwährung mit EZB-Kurs
  • Buchungsdaten strukturiert für Buchhaltung und Steuerberater

Ihre Kanzleisoftware und Ihre Fristenkontrolle bleiben führend. Ersetzt wird, was daneben extra kostet.

Sicherheit & Vertraulichkeit

Technik: alles in Ihrem Netz

Die Automatisierung läuft auf einem eigenen Server in Ihrem Kanzleinetz, dimensioniert nach Ihrem Volumen. Das Sprachmodell läuft dort lokal.

Ihr Kanzleinetz
E-Mail-Eingang
Automatisierungsserver

Lokales Sprachmodell · Abläufe · Überwachung

Kanzleisoftware

z. B. PatOrg oder Patricia

Verarbeitung in Ihrem Netz
Cloud-Modell (EU, AVV)
nur nach Ihrer Freigabe, z. B. für Übersetzungen
  • Lokales Sprachmodell als Standard
  • Cloud-Modelle nur nach Ihrer Freigabe, in einer EU-Region und unter AVV, etwa für Übersetzungen
  • Anbindung an Ihre Kanzleisoftware über Schnittstellen statt über Klick-Aufzeichnung
  • Sprachmodelle sind austauschbar, Sie sind an keinen Modellanbieter gebunden

Angebunden

Wir binden an, was Ihre Kanzlei nutzt.

  • Kanzleisoftware z. B. PatOrg oder Patricia: Akten, Vorgänge, Dokumente, Fristen
  • Buchhaltung und Steuerberater Buchungsdaten strukturiert, E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)
  • Dokumentenarchiv (DMS) bestehende Archive oder unsere eigene Ablage
  • E-Mail Microsoft 365 / Outlook, Exchange, IMAP
  • Dateiablage Dateiserver und Netzlaufwerke im Kanzleinetz
  • Ämter öffentliche Schnittstellen, z. B. des Europäischen Patentamts
  • Überwachung Dashboards und Alarmregeln für den Betrieb

Überwachung

Korrigiert Ihr Team einen Vorschlag, ist das kein Fehler im Ablauf, sondern der Rückkanal: Wir schärfen Regeln und Zuordnungen nach, und der Anteil vollautomatischer Fälle steigt.

  • Dashboards zu verarbeiteten Vorgängen und Automatisierungsquote
  • Alarmregeln melden Auffälligkeiten, bevor etwas liegen bleibt
  • Jede automatische Aktion wird protokolliert und ist nachvollziehbar
  • Unklare Fälle werden an Ihr Team eskaliert
Beispiel eines Management-Dashboards: verarbeitete Vorgänge je Tag, Automatisierungsquote, Dokumentarten und Ämter
So behalten Sie den Überblick: Beispiel eines Management-Dashboards.
Passt es?

Für wen es passt

Passt gut, wenn

  • Sie eine Patentanwaltskanzlei sind. In der Automatisierung arbeiten wir ausschließlich für Patentanwaltskanzleien.
  • die tägliche Post und die Rechnungen Ihr Team spürbar binden.
  • Sie neben der Kanzleisoftware für weitere Programme zahlen, etwa ein DMS oder ein Rechnungsprogramm.
  • Ihnen wichtig ist, dass Mandantendaten in Ihrem Netz bleiben.

Passt eher nicht, wenn

  • Sie eine fertige Standardsoftware mit eigener Oberfläche suchen.
  • eine KI Fristen oder Schriftsätze ohne menschliche Prüfung verantworten soll.
  • Ihr Eingangsvolumen so klein ist, dass sich die Einrichtung nicht rechnet.

Was ein einzelnes Modul bewegt

Ein Beispiel für den Rechnungseingang. Die Annahmen stehen dabei, rechnen Sie gern mit Ihren eigenen Zahlen nach.

Eingangsrechnungen pro Monat
100
Minuten Handarbeit pro Rechnung (Annahme)
5 bis 8
Stunden Erfassungsarbeit pro Monat
8 bis 13 h

Wie viel davon wegfällt, hängt davon ab, welche Fälle Sie vollautomatisch zulassen. In der Testphase sehen Sie es an Ihren eigenen Vorgängen.

FAQ

Häufige Fragen

Welche Kanzleisoftware wird unterstützt?

PatOrg, Patricia und andere Kanzleisoftware mit Schnittstelle. Genauso binden wir Buchhaltung, Dokumentenarchive, E-Mail und Dateiablagen an.

Welche Hardware braucht die Kanzlei?

Einen eigenen Server in Ihrem Netz, dimensioniert nach Ihrem Volumen. Was genau nötig ist, sagen wir Ihnen vor dem Start.

Wie lange dauert es bis zum Betrieb?

Das hängt vom Umfang und von Ihrer IT ab. Die Testphase ist so geschnitten, dass Sie früh Ergebnisse sehen. Den Zeitplan legen wir vor dem Start gemeinsam fest.

Erkennt die Automatisierung Fristen aus Amtsbescheiden?

Das ist Teil der Bescheidbearbeitung, die wir Anwältinnen und Anwälten als Pilot anbieten. Fristen werden dabei vorgeschlagen und erst nach Freigabe durch Ihr Team eingetragen.

Muss unser Team eine neue Software lernen?

Nein. Die Ergebnisse erscheinen in Ihrer Kanzleisoftware und Ihrem Postfach. Neu ist nur, dass Vorgänge schon angelegt sind und Entwürfe bereitliegen.

Ist das nicht noch ein Softwareanbieter mehr im Haus?

Es kommt keine neue Oberfläche dazu, die Ihr Team lernen muss. Die Automatisierung arbeitet im Hintergrund, und Ihr Team sieht die Ergebnisse dort, wo es heute schon arbeitet.

Können wir das Vier-Augen-Prinzip behalten?

Ja. Wo Sie eine zweite Prüfung wollen, bauen wir sie als festen Schritt ein. Bewusst gesetzte Kontrollpunkte gehören zu einer guten Automatisierung dazu.

So etwas könnten wir auch selbst bauen.

Viele Kanzleien haben Teile gebaut, etwa ein Skript für den Rechnungsimport oder ein Makro für die Ablage. Der Unterschied ist der Gesamtprozess von der E-Mail bis zum angelegten Vorgang samt Wiedervorlage, stabil im Dauerbetrieb, überwacht und gepflegt. Fragen Sie uns gern, wo Ihre Lösung heute aufhört.

Wie nimmt das Team die Automatisierung auf?

Niemand wird ersetzt, Routine fällt weg. Ihre Mitarbeitenden behalten die Kontrolle: Ihre Korrekturen sind der Rückkanal, über den die Automatisierungsquote steigt. Für die Einführung im Team nehmen wir uns bewusst Zeit.

Kontakt

Passt das zu Ihrer Kanzlei?

Im Erstgespräch schauen wir auf Ihren Posteingang und Ihre Kanzleisoftware und sagen Ihnen offen, wo sich Automatisierung lohnt.

Erstgespräch vereinbarenAnrufen: +49 176 2650 1883

Sie sprechen direkt mit dem Gründer.

Anschrift
lumadata GmbH
Uhlandstr. 12
71729 Erdmannhausen
Deutschland